Atrás han quedado los días en los que se pensaba en que el software y la tecnología nos ayudarían a las empresas a operar el día a día. La forma de operar una empresa, pequeña o grande, desde una oficina con un horario de 8 a 6, con computadoras de escritorio, usando archivos de Word y Excel, enviándonos correos electrónicos que nadie lee y sufriendo juntas poco productivas de 2 horas no sólo es un cliché del pasado, sino es un paradigma altamente peligroso para las empresas del presente.

La transformación digital es algo que hace unos años veíamos como algo lejos de nosotros, algo que sólo las empresas de tecnología adoptarían.

«Siempre he operado mi negocio de esta manera y me ha funcionado perfectamente» es algo que seguramente dijeron en Blockbuster.

Este es un pensamiento más que común. Podemos decir que es una mentalidad de alguien que se ha quedado dormido en sus laureles. Desgraciadamente, hay empresas que hicieron las cosas muy bien y han alcanzado un éxito con el pasar de los años, y que piensan que estas mismas prácticas los seguirá llevando a más éxito. Sin embargo, lo que estos negocios no toman en cuenta, es que cada vez hay nuevos players en el mercado que no sólo los hacen más competitivos, sino que vienen a cambiar la forma en las que se hacen las cosas y terminan desplazando a otros negocios que nunca se adaptaron.

Esto fue lo que le pasó a Blockbuster, empresa líder a nivel mundial de renta de películas y entretenimiento al consumidor. Quienes tuvieron tiempo después un competidor pequeño llamado Netflix, quienes te enviaban por correo DVDs de las películas y si querías rentar otro, tenías que devolver el anterior.

El CEO de Blockbuster dijo en el 2008:

«Netflix no está en nuestro radar en términos de competencia, es más bien Walmart o Apple»

Lo que ellos no veían, es que Netflix estaba adoptando un ADN 100% digital, estaban formándose como una empresa de tecnología, adoptando el software en su núcleo y estaban cambiando la forma en cómo el consumidor veía películas. Mientras Blockbuster afirmaba «los clientes siempre necesitarán un lugar físico para encontrar la mejor película» Netflix se preguntaba «¿Los clientes siempre necesitarán un lugar físico para encontrar la mejor película?»

Para cuando Blockbuster vio cómo Netflix ganaba y ganaba más terreno y poder en el mercado siendo una empresa 100% digital, fue demasiado tarde. Y bueno, el resto es historia.

La moraleja aquí es: si una empresa como Blockbuster que valía varios miles de millones de dólares se quedó atrás por no adaptarse a la era digital, ¿qué se puede esperar de pequeñas empresas que no son ni el 10% de lo que fue Blockbuster?

Vale, pero ¿qué es y qué no es la transformación digital?

La transformación digital es algo de lo que muchos hablan pero pocos realmente saben lo que implica y casi nadie lo lleva a la práctica. Sin embargo, el año 2020 y la pandemia del Covid-19 obligó a muchos a repensar y adaptarse a la fuerza en un periodo de tiempo crítico ya que no había realmente tiempo para asesorarse e implementar una transformación digital.

Pero ¿qué es realmente la transformación digital? Empecemos por definir qué NO es la transformación digital:

• NO es tener una tienda en línea.
• NO es hacer marketing digital.
• NO es mover tu CRM y/o ERP a la nube.
• NO es poner tus procesos en una Wiki.
• NO es usar Whatsapp para comunicarte con tus empleados.

Entonces ¿qué es la transformación digital? Podemos encontrar muchas definiciones de libro en Internet, pero no hace falta enredarnos con estos conceptos. La transformación digital es tener una base tecnológica sobre la cual la empresa opere.

De nuevo:

La transformación digital es tener una base tecnológica sobre la cual la empresa opere.

Con esto, no me refiero a que todas las empresas tradicionales deban convertirse en empresas que crean tecnología, sino empresas que adopten y usen la tecnología como el núcleo de sus operaciones, al mismo tiempo que transforman su cultura con la visión de usar herramientas y metodologías de trabajo orientadas a las nuevas tecnologías, dando como resultado una ventaja competitiva que a los ojos de la competencia, pareciera injusta.

Principios y primeros pasos para adentrarte en la transformación digital

Vale, todo suena muy bien y se escucha fácil. Pero la realidad es un poco distinta. La transformación digital, como toda evolución hacia una mejoría, tiene su grado de dificultad y un poco de dolor en el camino. Por eso, es importante que antes de comenzar a hacer una inversión sin pies ni cabeza en tecnología, la empresa debe tener un cambio de mentalidad y visión sobre cómo opera, hacia dónde se dirige y cómo se comunica con sus clientes.

El proceso será largo y no ocurrirá de la noche a la mañana, sin embargo, la inversión a largo plazo no sólo aumentará las probabilidades de que tu empresa sobreviva a la incursión de nuevos competidores tecnológicos, sino te dará ventajas que pocos se atreven a tomar, por lo que podrá darte la oportunidad de convertirte en una gran empresa.

Algunos de los pasos y principios que encontrarás en tu camino:

• Entender que lo que hacías en el pasado para llevarte a donde estás hoy, no te garantiza tu supervivencia para mañana. Esto es algo sumamente difícil de aceptar para algunos empresarios, ya que están acostumbrados a sus métodos de operar y el hecho de darle un giro a ello no sólo no les parece conveniente, sino les da miedo. Lamentablemente, esta mentalidad puede condenar a sus negocios a un destino no muy bueno.
• Adoptar una cultura de trabajo dirigida al bienestar de tus empleados y hacia resultados. No sé si sabías, pero las mejores startups que se han vuelto empresas multimillonarias, tienen dos cosas en común: sus empleados son evaluados y recompensados sobre sus resultados y no las horas que permanecen en la oficina, y tienen una cultura donde el empleado goza de un ambiente laboral divertido y orientado hacia su bienestar. Las empresas donde todo el mundo está triste en una oficina gris llena de cubículos, son cada vez menos frecuentes entre las empresas de crecimiento exponencial.
• Usar herramientas de software que te permita operar tu negocio al 100%, incluso que se convierta en parte de tu propuesta de valor (integrar el software como canal de distribución de tu producto o servicio hacia tus clientes).
• Usar herramientas de comunicación efectivas para tus colaboradores y empleados. No, lamento decirte que usar e-mail y Whatsapp para temas laborales no se incluyen. Herramientas con Slack, Trello, Monday te permiten tener una comunicación interna efectiva, eficiente y sumamente natural entre tus colaboradores, teniendo así una mayor transparencia, las personas involucradas en un área o proyecto pueden estar siempre enterados de lo que ocurre y sobre todo, te ayuda a evitar juntas innecesarias que sólo roban tiempo y reducen la productividad.
• Usar herramientas de colaboración en tiempo real, no seguir pensando en que usar Word y Excel te resuelven la vida. Las nuevas herramientas de colaboración en tiempo real te permiten sacar el mayor provecho a tus operaciones, ya que son herramientas especializadas para hacer tareas como seguimiento de proyectos, de fabricación, de atención a cliente, de ventas, de procesamiento de información, de cálculos, todo esto en tiempo real entre dos o más empleados. Esto se transforma en una mayor productividad, menos errores y menos riesgos de perder o viciar información.
• Entender al consumidor actual, que es una persona híper conectada e híper informada. Las generaciones de personas que toleran hacer trámites burocráticos para buscar atención a clientes en lugares físicos haciendo filas eternas están diminuyendo. ¿Has notado cuántas nuevas fintech están haciendo tambalear a bancos tradicionales? Las nuevas generaciones quieren resolver todo desde sus smartphones sin tener que hablar por teléfono o hacer una fila en tu sucursal. Es más, muchas veces si no hay intervención de otra persona es mucho mejor. Eso sólo es posible gracias al software.
• Invertir en herramientas de automatización que permitan a tus empleados ser mucho más productivos. ¿Por qué tener a alguien haciendo la misma tarea una y otra vez cuando existen herramientas que automatizan procesos? Muchas tareas diarias de una oficina promedio, pueden ser automatizadas mediante software.
• Abrazar el trabajo remoto. Esto es algo que nos impuso el año 2020. La tendencia es que las personas buscarán mejores oportunidades en empresas que les permitan trabajar desde casa o desde cualquier parte del mundo sin tener que ir a una oficina física. Esto tiene también sus beneficios económicos para el empleador. Y ya sé lo que muchos pensarán, muchos creen que si no ven sentados a los empleados piensan que no trabajan. Pero ¿qué crees? Esto no es así. Si a tus empleados les das la confianza, la responsabilidad, orientas su remuneración hacia resultados y si adoptas una cultura orientada hacia el bienestar del empleado y operas 100% digitalmente, tus trabajadores podrán trabajar desde donde sea. Lo cual también es una punto beneficioso para el empresario, ya que esto significa que podrás acceder al talento no sólo local, sino del mundo entero.

«Vale, pero eso no me va a pasar a mí. Mi empresa es de «x» giro donde la tecnología no figura en ningún lado. Todos operan como operaban en los 80’s y las cosas van bien.»

Puede ser, ¿pero sabes quién más dijo eso? El gremio de taxistas del mundo entero. ¿Quién se iba a imaginar que una empresa digital llegó a romper por completo una industria que no sólo no parecía estar relacionada con el software, sino que se creía intocable gracias a las implicaciones políticas de la industria?

¿Puedes transformarte en una empresa que abraza la tecnología más rápido de lo que una empresa tecnológica se transforma en ti?

Esta es la pregunta que debes hacerte hoy. No mañana, porque quizás mañana, tu industria que parecía que lo último que necesitaba era tecnología, reciba a un nuevo competidor que está usando la tecnología para cambiar las reglas del juego.

Recuerda, no se trata de que contrates ahora a un ejército de ingenieros y comiences a crear tecnología, se trata de que adoptes una nueva mentalidad que acepte la tecnología como uno de los activos más importantes de tu empresa, que llegues al punto en el que toda tu operación tenga una base digital, que te permita adaptarte rápidamente y sobre todo, crear aún más valor para tus consumidores. Porque la realidad es que nunca sabrás si ahora mismo hay un grupo de personas creando una nueva empresa en un garage que haga lo mismo que haces tú, pero con tecnología y termine por llevarte por el mismo camino que Blockbuster.